Makalah Mahasiswa: Analisa Jabatan

1. Pengertian dan arti pentingnya

Ada yang berpendapat bahwa kegiatan pertama dari manajemen personalia adalah kegiatan penerimaan dan penempatan karyawan atau pegawai/pegawai. Sebenarnya manajemen personalia sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan telah melaksanakan kegiatan lain, yaitu kegiatan untuk mendapatkan landasan guna penerimaan dan penempatan karyawan/pegawai. Kegiatan tersebut sering dinamakan “ analisa jabatan” atau ada juga yang di sebut juga yang menyebutkan “analisa tugas” yaitu sebagai terjemahan dari istilah ”job analysis”.

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan/pekerjaan, sehinga dengan demikian akan memberikan gambaran tentang spesifikasi untuk jabatan tertentu. Mengapa job analisis dapat di pakai sebagai landasan atau pedoman terutama bagi penerimaan dan penempatan karyawan? Analisa jabatan/ job analysis adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan, sehinga dengan demikian pula gambaran dengan syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan tertentu.

2. Diskripsi jabatan.

Di muka telah di jelaskan bahwa analisa jabatan pada pokpknya terdiri dari dua hal, yaitu diskripsi jabatan dan syarat-syarat jabatan. Diskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan,tugas-tugasnya, tangung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya. Misalnya jabatan kepala tata usaha dan kepala administrasi dapat merupakan pengertian yang sama atau berbeda,tergantung penjelasan dari diskripsi jabatan. Tapi diskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan ,tapi jaga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tangung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.

Bila dalam pembuatan diskripsi jabatan untuk jabatan tertetu kita lepaskan dengan diskripsi jabatan untuk jabatan yang lain dapat terjadi apa yang tidak kita inginkan. Misalnya suatu perusahaan ingin membuat diskripsi jabatan untuk kepala tata usaha di mana di sebutkan di situ dalam tugas-tugasnya antara lain menerima surat-surat masuk serta membalasnya.

3. Syarat-syarat jabatan.

Dalam suatu analisa jabatan telah dijelaskan di muka bahwa pertama kali harus dapat membuat terlebih dahulu dikripsi jabatan. Bila kita telah dapat membuat diskripsi jabatan maka selanjutnya dengan landasan diskripsi jabatan, kita akan dapat membuat syarat – syarat jabatan/job specifikations. Dengan kata lain syarat – syarat jabatan tersebut di buat berdasarkan diskripsi jabatan.

Syarat – syarat jabtan adalah merupakan suatu informasi tentang syarat – syarat yang di perlukan bagi setiap karyawan/pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat – syarat itu dapat berupa antara lain:

a. Syarat pendidikan.

b. Syarat kesehatan.

c. Syarat fisik.

d. Syarat –syarat lain.

4. Antara analisa jabatan dan time and motion study.

Antara analisa jabatan dan time and motion study/ study waktu dan gerak, sering di beri pengertian sama padahal antara keduanya adalah tidak sama. Analisa jabatan mencoba menganalisa suatu jabatan dan segala sesuatu yang berhubungan denngan jabatan tersebut, misalnya tentang tugas – tugasnya, wewenang nya, tanggungjawabnya, dan sebagainya. Sedang time motion study/study waktu dan gerak mencoba mempelajari garak – gerak dalam pelaksanaan pekerjaan, dimana dengan mempelajari tersebut di usahakan untuk mendapatkan gerak – gerak yang lebih cepat serta mengurangi kelelahan.

Meskipun antara analisa jabatan dan time and motion study/ study waktu dan gerak tidaklah sama, tapi sebenarnya kedua hal tersebut bila mana dilaksanakan dengan baik akan membantu efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaan perjaan.

5. Analisa jabatan sebagai landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan.

Dimuka telah di jelaskan bahwa dalam membuat analisa jabatan, berati kita telah membuat syarat – syarat yang di perlukan bagi setiap karyawan untuk dapat memangku suatu jabatan. Dengan syarat – syarat tersebut, berati kita akan dapat melakukan seleksi dalam rangka penerimaan karyawan yang kita perlukan. Selain sebagai landasan untuk seleksi dalam rangka penerimaan karyawan, maka analisa jabatan merupakan pula landasan dalam rangka usaha penempatan karyawan secaara tepat. Hal ini disebabkan karena kita dapat menyesuaikan antara ayarat yang di miliki oleh karyawan dengan jabatan yang cocok dengan syarat – syarat yang di miliki tersebut.

6. Analisis jabatan sebagai landasan untuk penentuan jumlah karyawan.

Di muka telah di jelaskan bahwa analisa jabatan adalah merupakan landasan atau pedoman untuk melaksanakan seleksi dalam rangka penerimaan karyawan, sebab dalam analisa jabatan terkait pula kegiatan untuk menetapkan syarat untuk memangku suatu jabatan. Dengan perkataan lain dengan analisa jabatan kita akan dapat memperoleh karyawan yang memenuhi syarat dalam arti kualitas. Meskipun demikian dalam penerimaan karyawan kita belum memenuhi syarat dalam arti kualitas/jumlah.

Meskipun dalam analisa jabatan hanya di tetapkan syarat kualitas dan bukan kuantitas, namun dengan analisa jabatan tersebut kita akan dapan menetapkan jumlah karyawan yang kita perlukan secara cepat. Dengan perkataan lain analisa jabatan sebenarnya juga merupakan landasan untuk mendapatkan karyawan yang ketat, baik serta kualitas/ mutu maupun kuantitas/ jumlah.

Dalam analisa jabatan ditetapkan diskripsi jabatan, dan dengan pengetahuan tentang diskripsi jabatan dan mengembangkan terutama dengan penetapan standart setiap jabatan, maka akan dapat kita tetapkan jumlah karyawan yang tetap.

7. Pemanfaatan analisa jabatan dalam kegiatan – kegiatan lain dalam bidang manajemen personalia.

Di muka telah kami jelaskan bahwa analisa jabata adalah suatu landasan untuk penerimaan, penempatan dan penentuan jumlah karyawan yang di perlukan untuk dapat melaksanakn tugas dengan baik. Sebenarnya analisa jabatan tidak sekedar untuk landasan dan pedoman kegiatan tersebut diatas jauh lebih luas daripada itu, terutama dalam bidang manajemen personalia.untuk lebih jelasnya akan kami uraikan beberapa kegiatan yang akan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisa jabatan.

a. Sebagai landasan untuk melaksanakan mutasi

b. Sebagai landasan untuk melaksanakan promosi

c. Sebagai landasan untuk melaksakan latiahan/training

d. Sebagai landasan untuk melaksanakan kompensasi

e. Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat – syarat lingkungan kerja

f. Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan

8. Analisa jabatan tidak boleh bersifat statis.

Sebagai telah di kemukakan di muka, maka dengan membuat analisa jabatan kita dapat melakukan kegiatan-kegiatan yang lain dengan berlandaskan atau berpedoman pda analisa jabatan tersebut. Misalnya kegiatan penerimaan, penempatan, mutasi, promosi, kompensasi dan sebagainya. Karena analisa jabatan di pakai sebagai analisa atau pedoman kegiatan-kegiatan lain dalm bidang manajemen maka di dalam membuat suatu analisa harus di usahakan sebaik mungkin. Meskipun demikian suatu analisa jabatan yang baik pada suatu saat belum tentu pada saat yang lain. Oleh karena itulah analisa jabatan tidak boleh di buat secara statis tetapi harus di buat secara dinamis. Untuk membuat kedinamisan ini, maka kita harus meninjau setiap saat terjadinya perkembangan-perkembangan yang dapat mempengaruhi analisa jabatan yang di buatnya. Salah satu faktor yang banyak pengaruhinya terhadap perubahan analisa jabatan, adalah kemajuan teknologi yang semakin cepat. Misalnya suatu perusahaan yang cukup besar di dalam memperbanyak dalam umumnya di lakukan dalam mesin stensi. Tetapi kemudian di ganti dengan mesin foto copy karena di anggap lebih efektif atau lebih efisien. Pengantian mesin stensil dengan mesin foto copy ini menuntut di adakan perubahan dalam analisa jabatan.